Qué es un plan de comunicación ¿Es necesario tener uno?

Existen muchas preguntas en torno al famoso plan que comunicación de una empresa ¿Qué es? ¿Para qué sirve? ¿Es realmente necesario? Hoy vamos a responder a estas preguntas para que la próxima vez que oigas hablar de este elemento básico de toda organización tengas claro en qué consiste.

Qué es un plan de comunicación y cuáles son sus objetivos

Lo primero de todo es entender qué es exactamente un plan de comunicación y cuáles son sus objetivos principales. Si nos dejamos de rodeos, un plan de comunicación estratégico es una hoja de ruta que engloba todas las estrategias que tienen que ver con la comunicación de la empresa. Las políticas, la identidad corporativa, las estrategias, los recursos, los objetivos y las acciones tanto internas como externas que va a llevar a cabo una organización.

Todos los mensajes que la marca envía por los diferentes canales deben estar presentes en dicho plan. Por lo que tener un plan de comunicación claro, estratégico y coherente nos ayudará a definir el mensaje que se va a comunicar a las partes interesadas.

Pero no solo incluye detalles de los mensajes y de los canales. Una parte muy importante que contempla un plan de comunicación es a quién van dirigidos.

Además, como toda guía debe predefinir unos objetivos que marquen el camino de seguir de la empresa en términos comunicativos. Estos objetivos deben ser claros para que todo el equipo implicado sepa qué dirección tomar y cómo hacerlo.

Para qué sirve

Tener un plan de comunicación ayuda a tener claro el propósito del lanzamiento de un producto nuevo, los procesos de comunicación generales o cómo actuar en tiempos de crisis. Por lo que tener uno a punto es imprescindible para estar preparados ante posibles imprevistos.

Además, permite repercutir de forma positiva en la empresa y nos acerca a los clientes potenciales de la marca. Gracias a esta hoja de ruta, podremos transmitir el mensaje adecuado al público objetivo escogido.

Pero no solo sirve para crear relaciones con audiencias externas. Un plan de comunicación empresarial o interno hará que todas las personas que trabajen en la empresa dispongan de una brújula que les guíe en saber cómo alcanzar los objetivos de la empresa, además de transmitir correctamente los valores y filosofía de la misma a los clientes. También, facilita el flujo de información y comunicación entre los diferentes departamentos.

Tipos de planes de comunicación

Un plan de comunicación debe estar dirigido a un grupo específico de personas, al igual que su formato, varía dependiendo de sus objetivos. Por ello, es normal que las empresas tengan más de un plan de comunicación para diferentes finalidades:

• Plan de comunicación interno: es la guía para saber cómo gestionar la comunicación dentro la propia empresa. De esta forma, favoreceremos el traspaso de información y conocimiento que se genera entre los diferentes trabajadores y departamentos de una organización.
• Plan de comunicación externo: en este caso sirve para que transmitir un mensaje a otra entidad o personas ajenas a la empresa (proveedores, consumidores, etc.) Tienen como principal objetivo que se convierta en tu cliente y que este tenga buena imagen de tu marca.
• Plan de comunicación formal: se refiere a cuando el mensaje es de base institucional, por lo que su objetivo primordial es el de informar y no tanto el generar interacción con su público.
• Plan de comunicación informal: en este caso sí que se busca la interacción, guardando un tono mucho más casual.
• Plan de comunicación offline: se realizan para acciones que busquen una interacción física (publicidad en el punto de venta, radio, teléfono, tarjetas de visita, publicidad exterior, etc.)
• Plan de comunicación digital: los canales por los que se va a difundir los mensajes son en línea (blog, página web, publicidad online, redes sociales, correo electrónico, etc.)

Por qué es importante tener un plan de comunicación

Existen varias razones para tener un plan de comunicación, pero las más destacables son:

• Traza un camino a seguir claro y coherente, ahorrando tiempo y esfuerzo, ya que todos los compontes de ese camino se conocen. Esto permite tomar decisiones rápidas y acertadas. Se establece quién necesita comunicarse con tu marca, a través de qué mensaje y qué medios.
• Identifica el potencial talento de cada miembro de la empresa, mejorando su rendimiento y productividad.
• A la hora de transmitir el mensaje, el plan de comunicación aclara al equipo encargado de su difusión lo que es importante comunicar y cómo hay que hacerlo.
• Ayuda a que las estrategias de comunicación sean más eficientes y que los mensajes sean más efectivos para las personas más adecuadas.
• Crea relaciones duraderas con la audiencia. Si los clientes conectan mejor con la empresa y entienden su filosofía y mensaje, se aumenta la fidelización hacia la marca.
• Fortalece la imagen de marca de la empresa, es decir, cómo nos perciben los clientes. Gracias a que la imagen y comunicación se trabaja desde dentro, su recepción en más fácil a la hora de proyectarla fuera.
• Ayuda a incrementar la cuota de mercado, ya que se llega a los clientes que de verdad están interesados.
• Permite conocer qué recursos son necesario para cada acción, reduciendo costes en la empresa.
• Evalúa y mejora la eficacia de las estrategias llevadas a cabo para los objetivos establecidos.